Od 2018 r. na podatników nałożony jest obowiązek elektronicznego prowadzenia ewidencji VAT, który związany jest z przesyłaniem Jednolitego Pliku Kontrolnego. Byłoby to jednak praktycznie nierealne bez możliwości wystawiania elektronicznych faktur.

Faktura jest fundamentalnym dokumentem systemu podatku VAT. W momencie dokonywania sprzedaży każdy podatnik jest zobowiązany do wystawienia faktury, który by ją potwierdzała. Warto w tym miejscu zaznaczyć, że jedynie przy sprzedaży towarów lub usług osobom fizycznym, które nie prowadzą działalności gospodarczej, nie muszą być wystawiane faktury.

Ażeby taki dokument był prawidłowy, musi zawierać niezbędne elementy, które określone są w ustawie o VAT. Należą do nich m.in. data wystawienia faktury, imiona i nazwiska podatnika oraz nabywcy towarów lub usług, nazwa towaru lub usługi, czy też stawka podatku.

Faktury wystawiane ręcznie, w wersji papierowej odchodzą w zapomnienie. Teraz coraz częściej wykorzystuje się faktury elektroniczne. Można je utworzyć za pomocą finansowo-księgowych programów komputerowych oraz aplikacji fakturowych. Zalety faktur elektronicznych? Jest ich naprawdę wiele. Do głównych należą:

• Oszczędność czasu – W ekspresowym tempie docierają one do nabywcy. Poza tym, w przypadku pomyłek, istnieje możliwość szybkiej naprawy błędów.
• Oszczędność pieniędzy – Dzięki fakturom elektronicznym nie trzeba ponosić kosztów druku.
• Wygoda – Nie trzeba przechowywać papierowych faktur. Ponadto, w razie potrzeby łatwiej odnaleźć fakturę elektroniczną, niż tę w wersji papierowej.

Podejmując temat faktur elektronicznych warto wspomnieć o tym, że konta bankowości elektronicznej niektórych banków są w stanie zaoferować małym firmom np. wystawienie faktur i wysyłanie ich do kontrahentów drogą elektroniczną.

Na koniec warto wspomnieć o sposobie przechowywania faktur elektronicznych. Należy trzymać się trzech zasad i dbać o to, aby faktury te:

• Były autentyczne ( pewność, co do tożsamości osoby, która wystawiała fakturę)
• Cechowała integralność ich treści ( treść oryginalna, bez zmiany zawartych w niej informacji)
• Były czytelne

Jak można zauważyć, faktury elektroniczne mają wiele zalet. Odpowiednie przechowywanie tych dokumentów może przyczynić się do sprawniejszego funkcjonowania firm, a także oszczędności czasu i pieniędzy przedsiębiorców.