Dokumentację stanowiącą podstawę rozliczeń z Urzędem Skarbowym przechowujemy do czasu przedawnienia zobowiązania podatkowego, którego ona dotyczy. Jest to zazwyczaj 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym wypadł termin zapłaty podatku. Zamknięcie firmy nie zwalnia z zachowania wymaganego okresu archiwizacji.

Ogólne zasady

Księgi podatkowe i dokumenty związane z ich prowadzeniem trzeba zachować dla celów podatkowych do czasu upływu okresu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Odstąpienia od tego obowiązku nie usprawiedliwia utrata dokumentacji księgowej, np. w wyniku kradzieży czy pożaru. W takim przypadku podatnik powinien odtworzyć dokumentację.

Przedawnienie zobowiązania podatkowego następuje zasadniczo po 5 latach, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku. Skończył się więc okres przechowywania dokumentów dotyczących podatków, których terminy płatności upłynęły w 2014 r. oraz w latach wcześniejszych, np. PIT za 2013 r. czy VAT za styczeń 2014 r. Dokumenty mogą być wykorzystywane przy sporządzaniu rozliczeń różnych podatków, których terminy przedawnienia nie pokrywają się, np. VAT i PIT. Okres ich archiwizacji wyznacza wówczas najdłuższy termin przedawnienia (przykład 1).

Termin przedawnienia zobowiązania podatkowego nie może być odroczony przez organ podatkowy (na podstawie art. 48 Ordynacji podatkowej) ani przedłużony przez Ministra Finansów (w oparciu o art. 50 Ordynacji podatkowej). Trzeba jednak liczyć się z wydłużeniem terminu przedawnienia, jeżeli jego bieg nie rozpocznie się, np. w związku z rozłożeniem spłaty podatku na raty, będzie zawieszony, np. po wniesieniu sprawy do sądu administracyjnego, lub zostanie przerwany, np. w wyniku zastosowania środka egzekucyjnego (zajęcia składnika majątku dłużnika) w toku postępowania egzekucyjnego. Przewidują to art. 70 § 2-7, art. 70a-70e Ordynacji podatkowej.

Niekiedy wymóg dłuższej archiwizacji może wynikać z poszczególnych przepisów. Przykładowo przedsiębiorcy strefowi, korzystający z pomocy publicznej udzielanej zgodnie z ustawą o specjalnych strefach ekonomicznych, są zobowiązani przechowywać księgi podatkowe i dokumenty związane z ich prowadzeniem do czasu upływu okresu przedawnienia roszczeń dotyczących zwrotu pomocy publicznej. Roszczenia te przedawniają się po 10 latach, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym skorzystano z pomocy. Podatnicy rozliczający VAT w systemie MOSS mają natomiast obowiązek przechowywać ewidencję transakcji objętych tą procedurą przez 10 lat od zakończenia roku, w którym dokonano świadczenia usług telekomunikacyjnych, nadawczych lub elektronicznych.

Rok ze stratą

Analogiczne zasady archiwizacji należy stosować w przypadku dokumentów dotyczących rozliczenia podatku dochodowego za rok zamknięty stratą odliczoną w kolejnych latach podatkowych.

Faktem jest, że strata to nie zobowiązanie podatkowe, a termin przedawnienia odnosi się do zobowiązania podatkowego. Nie ma jednak szczególnych uregulowań dotyczących przedawnienia straty. Stosuje się więc przepisy o przedawnieniu zobowiązania podatkowego. Termin „przedawnienia” straty ustala się, przyjmując okres przedawnienia hipotetycznego zobowiązania podatkowego za rok, w którym wystąpiła strata. Dokumenty dotyczące straty należy przechowywać do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego za rok, w którym została ona poniesiona, a nie za ostatni rok, w którym podatnik odliczył ją od dochodu (przykład 2). Organ podatkowy może w tym czasie skontrolować wysokość straty za okres, w którym powstała, i nie jest potrzebne ponawianie tej weryfikacji w kolejnych latach, w których strata zostanie odliczona. Nie wolno różnicować zasad przedawnienia wyników rozliczeń w podatku dochodowym w zależności od tego, czy wystąpi zobowiązanie podatkowe, dochód zwolniony z podatku czy strata.

Takie stanowisko jest powszechnie akceptowane w orzecznictwie sądowym (por. wyrok NSA z dnia 14 września 2018 r., sygn. akt II FSK 2338/16). Uznaje je również administracja skarbowa (por. interpretację podatkową Dyrektora KIS z dnia 15 listopada 2019 r., nr 0111-KDIB1-3.4017.9.2019.2.APO).

Po likwidacji firmy

Zamknięcie firmy nie zwalnia z obowiązku przechowywania dokumentów związanych z rozliczeniami podatkowymi dotyczącymi okresu prowadzenia działalności gospodarczej. Księgi podatkowe, dokumenty związane z ich prowadzeniem, a także dokumenty odnoszące się do poboru podatku wykonywanego w ramach pełnienia funkcji płatnika trzeba zachować do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania, którego one dotyczą.

W przypadku likwidacji bądź rozwiązania osoby prawnej lub jednostki organizacyjnej niemającej osobowości prawnej podmiot dokonujący likwidacji lub rozwiązania ma obowiązek zawiadomić na piśmie właściwy urząd skarbowy o miejscu przechowywania dokumentacji podatkowej. Musi to zrobić nie później niż w ostatnim dniu istnienia podmiotu. W orzecznictwie sądowym podkreśla się, że na skutek wniesienia aportem przedsiębiorstwa do spółki nie dochodzi ani do likwidacji, ani rozwiązania przedsiębiorstwa. W konsekwencji to na wnoszącym aport ciąży obowiązek przechowywania ksiąg podatkowych oraz dokumentów związanych z ich prowadzeniem do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego (por. wyrok WSA w Łodzi z dnia 11 lipca 2019 r., sygn. akt I SA/Łd 126/19).

Dokumentację można zniszczyć dopiero po upływie okresu obligatoryjnego jej przechowywania. Wyjątek stanowią dokumenty związane z poborem podatków, np. podatku dochodowego od wynagrodzeń pracowników. Należy je po upływie terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego przekazać podatnikom. Dopiero jeżeli okaże się to niemożliwe, dokumenty podlegają zniszczeniu.

Więcej na https://www.pit.pl/aktualnosci/jak-dlugo-przechowywac-firmowa-dokumentacje-podatkowa-975451