Rok temu o trzy miesiące zostały wydłużone terminy odnośnie sprawozdań finansowych, a w tegorocznym dość długo czekaliśmy na ostateczną decyzję, gdy początkowo wszystko miało powrócić do wcześniejszych terminów, jedna komentarze księgowych niejako wymusiły na rządzących wydłużenie po raz kolejny o 3 miesiące terminów na sporządzenie sprawozdań finansowych oraz o 3 miesiące na zatwierdzenie ich.

Terminy na sporządzenie oraz na zatwierdzenie sprawozdań finansowych za 2020 rok

• Spółki sektora prywatnego oraz organizacje non-profit: 30.06.2021 (sporządzenie/podpisanie) oraz 30.09.2021 (zatwierdzenie).
• jednostki sektora publicznego natomiast uzyskały możliwość wydłużenia terminów tylko o 1 miesiąc.

Kto sporządza sprawozdania finansowe:

• spółki kapitałowe (Sp. z o.o. oraz S.A) oraz osobowe (gdy przychody ich przekroczyły w poprzednim roku obrotowym 1.200.000 euro,
• jednostki działające w oparciu o prawo bankowe,
• jednostki budżetowe (gmin, powiatów, województw), zakłady budżetowe, gospodarstwa pomocnicze jednostek budżetowych, fundusze celowe,
• jednostki organizacyjne niemające osobowości prawnej,
• osób zagranicznych, oddziałów i przedstawicielstw przedsiębiorców zagranicznych,
• oraz jednostki niewymienione powyżej, jeżeli korzystały z dotacji oraz subwencji z budżetu państwa.

Jawność sprawozdań finansowych

Sprawozdania finansowe są jawne i kierownicy jednostek wymienionych we wcześniejszym akapicie maja 15 dni na ich ogłoszenie (złożenie) w Monitorze Polskim, co w praktyce oznacza po prostu złożenie sprawozdana finansowego w KRS – Krajowym Rejestrze Sądowym.

Co składa kierownik danej jednostki w sprawozdaniu finansowym?

• wprowadzenie do sprawozdania finansowego (część informacji dodatkowej),
• bilans,
• rachunek zysków i strat,
• zestawienie zmian w kapitale własnym (jeżeli wymagane),
• rachunek przepływów pieniężnych (jeżeli wymagane),

za rok obrotowy.

Jeżeli dany podmiot zobowiązany jest do zbadania sprawozdania finansowego przez biegłego rewidenta, to również należy dołączyć jego opinię.

Dodatkowo dołącza się:

• uchwały informujące o zatwierdzeniu sprawozdania,
• uchwały o podziale zysków lub pokryciu straty.

Jak złożyć sprawozdanie finansowe do KRS

Od kilku lat nie musimy, a wręcz nie możemy składać sprawozdań finansowych w formie papierowej, a zamiast tego dokonujemy wszystkich czynności przez system internetowy eKRS pod adresem https://ekrs.ms.gov.pl/

Składanie sprawozdań w formie elektronicznej z jednej strony przyśpieszyło cały proces składania, nie trzeba udawać się na pocztę i wysyłać kilku egzemplarzy sprawozdania (jednego do KRS a drugiego do Urzędu Skarbowego) oraz zniosło z nas dodatkowo obowiązek uiszczania opłaty za złożenie (40 opłata za złożenie, 100 zł za ogłoszenie w monitorze sądowym), chyba, że sprawozdanie zostanie odrzucone i koniecznie będzie złożenie w systemie S24.

Pamiętajmy o tym, żeby sprawozdanie finansowe w formie elektronicznej zostało najpierw podpisane przez księgową sporządzającą to sprawozdanie podpisem elektronicznym do dnia 30.06.2021 oraz również naszym podpisem do tego terminu.

Podpis kwalifikowany czy Profil zaufany?

O ile wcześniej musieliśmy posiłkować się podpisem kwalifikowanym w formie pendriv’a lub innych systemów pod np. USB, to aktualnie dużo łatwiejszym sposobem, a zarazem bezpłatnym jest podpisywanie się Profilem Zaufanym. Nie musimy już nawet zakładać konta w ePUAP tradycyjnie (trzeba było osobiście się stawić w urzędzie by potwierdzić konto), lecz wystarczy posiadać konto bankowego z dostępem do transakcji internetowych.

Dodatkowo przy podpisie kwalifikowanym potrzebujemy w komputerze zainstalować odpowiednie oprogramowanie JAVA, które dość sporo problemów potrafi przysporzyć, szczególnie, że wielu użytkowników korzysta z różnych wersji przeglądarek internetowych i dodatkowo nie każda przeglądarka internetowa może obsłużyć takie składanie sprawozdania. Najczęściej Internet Explorer (aktualnie nazwa to  Microsoft Edge).

Nie czekajmy na ostatni moment

Najgorsze co możemy zrobić, to zwlekać ze złożeniem sprawozdania finansowego do ostatniej chwili. Naraża nas to na duże obciążenie systemów informatycznych portalu eKRS i tym samym w trakcie składania wniosku system może przestać przetwarzać nasz wniosek, powodując sporą irytację oraz generując stres, że nie zdążymy ze złożeniem sprawozdania na czas.

Co po złożeniu sprawozdania finansowego?

Jeżeli system przepuścił nas w trakcie składania sprawozdań i po drodze nie napotkaliśmy błędów, to otrzymamy na adres mailowy wykorzystany do logowania się do eKRS trzy wiadomości mailowe (powiadomienie o rejestracji zgłoszenia, powiadomienie o umieszczeniu dokumentów w Repozytorium oraz powiadomienie o umieszczeniu wzmianki w KRS.

Dodatkowo po zalogowaniu się do systemu możemy przejrzeć złożone przez nas sprawozdania w „Przegląd złożonych zgłoszeń”, gdzie możemy przeglądać dokumenty, które złożyliśmy, jak również możemy wejść w dział „Powiadomienia”, gdzie powtórzone są powiadomienia otrzymane na emaila.

Kto składa sprawozdanie w systemie

Pamiętaj, że sprawozdanie finansowe w eKRS składasz samodzielnie (kierownik danej jednostki) podpisując się w tracie składania swoim podpisem. Nie udostępniaj swoich podpisów kwalifikowanych lub profilu zaufanego innym osobom, jak np. księgowej.

Podsumowanie

Opisany powyżej temat nie wyczerpuje wszystkich zagadnień związanych z terminami i  sposobami składań sprawozdań finansowych, w razie jakichkolwiek wątpliwości zachęcamy do kontaktu z naszym biurem rachunkowym, gdzie sztab specjalistów jest do Twojej dyspozycji, jak również zachęcamy do zaznajomienia się z ofertą naszego biura rachunkowego.

---

Marek Matuszek